Le Département du Calvados vers la sobriété numérique !

Et ton tri t’as pris le pli ?

En 30 ans, l'espace de stockage

du Département a été multiplié par

170 000 et a doublé en seulement quatre

ans, notamment depuis la dématérialisation.


Le Département du Calvados a mené une opération « coup de ménage numérique », sous forme de challenge entre services, afin de sensibiliser à l’impact des usages numériques sur l’environnement.


Cette opération inédite de Giga Destockage consiste à nettoyer ses données numériques pour dépolluer en un clic, en commençant par effectuer du tri dans les boîtes mail ainsi qu’une chasse aux fichiers non utilisés, mal rangés ou mal nommés et réduire collectivement les données stockées sur les serveurs.


L’enjeu consistait à créer une première prise de conscience autour des émissions de gaz à effet de serre liées au numérique et de réduire l’impact des pratiques professionnelles et opérer un changement en équipe sur le long terme.


Une campagne de communication et des outils pour accompagner

Vidéos de bonnes résolutions, information à destination des encadrants, présentation de la démarche sur l’intranet de la collectivité, mail vidéo du directeur général des services à l’ensemble des collaborateurs, vidéos de bonnes pratiques, guide de la sobriété numérique, cartapli (voir image ci-contre)… dès le mois de janvier, les agents départementaux ont commencé à être sensibilisés grâce à un large dispositif de communication et la montée en charge de la campagne interne « Et ton tri, t’as pris le pli ? ». Des « matinales » ont également été proposées sur une dizaine de créneaux pour expliquer la démarche, les attendus du Giga Destockage, donner quelques réflexes simples et répondre aux questions des agents départementaux.


Opération coup de poing : trois semaines de Giga Destockage

Le but était qu’un maximum de collaborateurs participent, en équipe, à l’opération coup de poing de Giga Destockage, avec l’objectif de supprimer 100 GO de données et 1 000 GO de mails sur l’ensemble des messageries de la collectivité.


Pour cela, des défis avec plusieurs niveaux de difficulté, correspondant à plusieurs niveaux de trieur étaient à relever :

-Défi rangement des fichiers stockés sur les bureaux d’ordinateurs (corbeille de bronze, niveau trieur junior)

-Défi boîte mails avec la suppression des messages inutiles (corbeille d’argent, niveau franc trieur)

- Défi fichiers et défi photos avec la suppression des fichiers inutiles, des photos floues, mal cadrées… (corbeille d’or, niveau trieur d’élite)

- Défi bonne pratique avec l’adoption d’une bonne habitude collective (règle de nommage de fichiers, partage des pièces jointes avec des liens hypertextes) (corbeille de platine, niveau master trieur)

- Défi arborescence pour créer ou améliorer le nommage des dossiers collectifs (corbeille de diamant, niveau serial trieur)


Pendant la durée du challenge, des chiffres ont été communiqués régulièrement sur l’intranet et un bilan global – challenge collectif et défis par équipe – a été dévoilé en mai.


Les agents ont été accompagnés par l’expertise de la direction des Archives du Calvados pour identifier les documents numériques essentiels et les informations devant être conservées définitivement Challenges et défis entre les services ont permis de sensibiliser sur l'impact des usages numériques sur l'environnement et d'alléger les serveurs de la collectivité.


Le Département, s'est lancé l'objectif de supprimer 100 Go de données sur les serveurs et 1 000 Go de mails soit 10%. En seulement trois semaines, les 28 équipes qui ont participé à ce défi ont nettoyé plus de 1,7 To, l’équivalent d’une année de données produites.


1 To cela représente :

  • 250 000 photos prises avec un appareil 12 millions de pixels.

  • 250 films ou 500 heures de vidéo en haute définition.

  • 6,5 millions de pages de documents PDF ce qui représente 1 300 armoires d'archivage papier.

Une suite pour 2023 ?

Tout en agissant pour la sobriété numérique et pour la planète, les 28 équipes qui ont relevé ce défi ont témoigné des bonnes pratiques ainsi adoptées et de l’importance de ces temps collectifs, qui sont aussi des temps de cohésion. Le Département a donc choisi de reconduire tous les ans cette opération du Giga Destockage afin d’ancrer la bonne gestion des données numériques dans les habitudes de travail des agents du Département.


Le saviez-vous ?

- Un mail envoyé avec une pièce jointe consomme autant qu’une ampoule allumée pendant 1 heure

- En moyenne 20% du temps est perdu à chercher ou recréer un nouveau document

- Le numérique pollue deux fois plus que le transport aérien : chaque jour dans le monde 240 milliards de mails sont envoyés, l’équivalent de 96 000 vols aller-retour Paris-New-York

- Si Internet était un pays, ce serait le 3ème plus gros consommateur d’énergie

- Les deux data centers de la collectivité du Calvados consomment en électricité l’équivalent de 56 maisons individuelles


Quelques exemples de bonnes pratiques numériques :

- Remplacer les pièces jointes par des liens hypertextes

- Mieux nommer ses fichiers/photos et ranger ses dossiers au bon endroit

- Vider ses corbeilles chaque mois (Outlook et poste de travail)

- Jeter fichiers brouillons et les versions intermédiaires

- Classer les mails à conserver par thématique

- Optimiser l’adressage des mails